Een Microsoft Teams-opname transcriberen (en waar Teams hem verstopt)
De vergadering is voorbij, iemand heeft de opname gestart, en nu heb je de tekst nodig: voor de notulen, voor wie er niet bij was, of voor één citaat dat precies moet kloppen. Teams kan je een transcriptie geven, maar alleen als de juiste schakelaar aan stond, alleen aan de juiste mensen en alleen voor een beperkte tijd. Hieronder staat waar alles staat, en twee manieren om bij een net document uit te komen.
Waar Teams de opname neerzet
Dit is het deel waarvoor iedereen gaat zoeken. Volgens de documentatie van Microsoft (gecontroleerd in september 2026):
- Geplande en ad-hocvergaderingen: de opname gaat naar de OneDrive van de organisator, in een map met de naam Recordings (of de vertaalde naam, afhankelijk van de taal), ook als de organisator zelf niet aanwezig was.
- Kanaalvergaderingen: de opname gaat naar de SharePoint-site van het kanaal, onder Documenten → Recordings.
- 1-op-1- en groepsgesprekken: hij gaat naar de OneDrive van degene die de opname heeft gestart.
De snelste weg is meestal de vergaderchat. Daar verschijnt de opname als kaart, en als je die opent, kom je bij het bestand in OneDrive of SharePoint.
Twee details verrassen veel mensen:
- Deelnemers mogen kijken, maar meestal niet downloaden. Standaard kunnen alleen de organisator en de mede-organisatoren de opname bewerken, delen en downloaden. Iedereen anders uit dezelfde organisatie mag alleen kijken, en externe gasten hebben geen toegang tot de organisator de opname met hen deelt. Ontbreekt de downloadknop, dan is dat de reden: vraag het de organisator.
- Opnamen verlopen. Nieuwe opnamen en transcripties worden standaard na 120 dagen verwijderd. Een beheerder kan dat aanpassen, en accounts met het onderwijsabonnement A1 hebben een maximum van 30 dagen. Een verlopen bestand gaat naar de prullenbak, waar een werk- of schoolaccount het 93 dagen bewaart, tenzij de beheerder ook dat heeft aangepast. Is een vergadering belangrijk, download hem dan nu.
Ter indicatie: Microsoft rekent met ongeveer 400 MB per uur opname.
Waar de transcriptie van Teams staat (als die er is)
Er is alleen een transcriptie als iemand tijdens de vergadering transcriptie heeft aangezet. Die zit in Teams, maar het vergaderbeleid van je beheerder bepaalt of je hem kunt aanzetten. En als de organisator Copilot voor een vergadering heeft uitgezet, staan opname en transcriptie ook uit.
Stond hij aan, open dan de vergaderchat, ga naar het tabblad met de samenvatting (Recap) en kies Transcript. Je kunt hem downloaden als .docx of .vtt, maar standaard kunnen alleen de organisator en de mede-organisatoren dat. Elke regel bevat de naam van de spreker en een tijdstempel.
Route 1: je hebt de transcriptie, maak hem leesbaar
De .docx die Teams maakt is een lijst: een naam, een tijdstempel en een korte regel, een paar honderd keer achter elkaar. De .vtt is hetzelfde in ondertitelformaat. Alle woorden staan erin, maar niemand wil een van beide doorsturen.
Download de .vtt, sleep hem in onze gratis ondertitelconverter, kies Transcript en klik op Kopiëren voor Word. De converter neemt de sprekersnamen over die Teams in het bestand zet, plakt de fragmenten weer aan elkaar tot alinea’s en begint een nieuwe alinea zodra de spreker wisselt. De namen komen vet binnen, en elke naam is een veld dat je kunt aanpassen, bijvoorbeeld om een accountnaam te vervangen door een voornaam. Alles draait in je browser, dus de transcriptie verlaat je computer niet.
Route 2: je hebt alleen de opname
Transcriptie stond uit, je bent niet de organisator, de vergadering was tweetalig, of je hebt meer nodig dan alleen de woorden. Zolang de MP4 bestaat, kom je toch aan de tekst:
- Download de MP4 uit OneDrive of SharePoint, of vraag de organisator hem te sturen.
- Upload hem naar Speecho. Het geluid wordt in je browser uit de video gehaald, dus zelfs een opname van een uur is snel geüpload.
- Zet sprekerherkenning aan, zodat het resultaat terugkomt als dialoog met labels in plaats van één blok tekst.
- Exporteren → DOCX geeft een Word-document met echte alinea’s. Uit dezelfde transcriptie haal je ook een samenvatting met actiepunten of een vertaling in een andere taal.
Sprekers heten eerst Spreker 1, Spreker 2 enzovoort. Geef ze één keer een naam en elke regel past zich aan. Je betaalt voor de minuten die je uploadt, zonder abonnement, en de eerste 15 minuten zijn gratis.
Welke route kies je?
Heeft Teams een transcriptie gemaakt en kun je de .vtt downloaden: route 1, gratis, twee minuten. Is er geen transcriptie, mag je hem niet downloaden, of wil je er ook een samenvatting of vertaling bij: route 2. En is dit een vergadering die je over zes maanden nog nodig hebt, download de opname dan vandaag, welke route je ook kiest. De 120 dagen zijn gaan lopen toen de vergadering eindigde.
