電話の音声ガイダンス例文8選 - IVR・留守番電話・営業時間外+AI音声での作り方
電話の音声ガイダンスは、チームの誰よりも多くの電話に応対しています。そして発信者は、まともな会社にかかったのか行き止まりなのかを、数秒で判断します。それなのに、よくあるガイダンスは2019年に録ったこもった音声か、電話設備に最初から入っているロボット音声のまま。この記事では、コピーして使える例文を8種類と、20秒の音声のためにスタジオを予約したくない人のために、自然なAI音声に約1分で読み上げてもらう方法を紹介します。
良いガイダンスの条件
ほぼすべてを4つのルールでカバーできます。
- まず会社名。 発信者は「かけ先を間違えていないか」を確認しています。最初の数秒で解決しましょう。
- 短く。 挨拶や留守番電話メッセージは10〜20秒。一文増えるごとに切られる電話が増えます。
- 次の行動はひとつだけ。 伝言を残す、メールする、営業時間内にかけ直す - 本当に望むものをひとつ選び、三つ並べないこと。
- 常に最新に。 10月になっても8月の休業を告げるガイダンスは、「ここは誰も見ていない」と伝えているのと同じです。AI音声なら録り直しは1分 - 言い訳はもうできません。
例文集
[かっこ]の中をご自身の情報に置き換えてください。どの例文も読み上げ用に書いています - 短い文で、入り組んだ修飾はなしです。
1. 代表電話の挨拶(営業時間内)
通話がつながる前、または待ち行列に入る前に流れます。
お電話ありがとうございます。[会社名]でございます。担当者におつなぎいたしますので、そのままお待ちください。
2. 留守番電話メッセージ
話し中・不在時の定番です。
お電話ありがとうございます。[会社名]でございます。ただいま電話に出ることができません。恐れ入りますが、発信音の後にお名前とご連絡先、ご用件をお残しください。[1営業日以内に]折り返しご連絡いたします。
3. 営業時間外のご案内
時間外の電話には、いつかけ直せばよいかと代替手段を伝えます。
お電話ありがとうございます。[会社名]でございます。誠に恐れ入りますが、本日の営業は終了いたしました。営業時間は[平日9時から17時まで]でございます。メッセージをお残しいただくか、[メールアドレス]までご連絡ください。翌営業日にご返信いたします。
4. 休業のご案内
休みに入る前に切り替え、戻す日のリマインダーも忘れずに。
お電話ありがとうございます。[会社名]でございます。誠に勝手ながら、[日付]から[日付]まで休業とさせていただきます。[日付]より通常どおり営業いたします。お急ぎの場合は、[担当者名または電話番号]までご連絡ください。
5. IVRメニュー(自動音声応答)
選択肢は多くても3〜4つ。必ず人につながる道を残します。
お電話ありがとうございます。[会社名]でございます。ご用件に応じて番号をお選びください。営業に関するお問い合わせは1を、サポートは2を、経理に関するお問い合わせは3を押してください。受付におつなぎする場合は、0を押すか、そのままお待ちください。
6. 保留・お待たせメッセージ
待ち行列用です。安心してもらうのが目的で、3分間の宣伝は不要です。
ただいま電話が大変混み合っております。恐れ入りますが、そのままお待ちください。順番におつなぎいたします。なお、多くのお手続きは[ウェブサイト]でもご利用いただけます。
7. 個人事業・パーソナルライン
フリーランスや一人経営のお店には、一人称の温かみのある文面が合います。
お電話ありがとうございます。[会社名]の[名前]です。ただいま別の電話か接客の対応中です。メッセージをお残しいただければ、本日中に折り返しいたします。
8. 予約制のビジネス(クリニック・サロン・工房)
電話の用件がほぼ予約、というお店向けです。
お電話ありがとうございます。[店舗名]でございます。ご予約は営業時間内([時間])にお電話いただくか、ウェブサイト[URL]からも承っております。お急ぎの場合は、[緊急連絡先]までご連絡ください。
IVR音声ガイダンス例文: さらに5パターン
発信者が目的の窓口にたどり着くか、あきらめて電話を切るかは、IVRメニューで決まります。そこでIVR専用の例文を追加しました。まず3つのルールから。
- 番号より先に用件を言う。「お支払いについては3を」なら、発信者は自分の用件が来るまで待てます。「3番はお支払い」だと、必要かどうかわからない番号を覚えさせることになります。
- **いちばん多い用件を最初に、選択肢は4つまで。**それ以外は2階層目のメニューかウェブサイトへ。
- **必ず逃げ道を用意する。**0番でオペレーターへ、9番でもう一度聞けるように。
小規模オフィス(3択)
お電話ありがとうございます。[会社名]です。製品のご購入については1を、サポートについては2を、請求書とお支払いについては3を押してください。受付におつなぎする場合は0を、もう一度お聞きになる場合は9を押してください。
クリニック・医院
緊急時の案内は、どの選択肢よりも先に流します。
[医院名]です。急病や救急の場合は、いったんお電話をお切りになり、119番へおかけください。診療のご予約、変更、キャンセルは1を、検査結果については2を、処方せんについては3を押してください。その他のお問い合わせは、そのままお待ちください。
ネットショップ
[ショップ名]カスタマーサービスです。ご注文の配送状況は1を、返品・返金については2を、商品についてのご質問は3を押してください。ご注文番号をお手元にご用意ください。ご注文確認メールに記載されています。
2か国語のご案内
各選択肢をそれぞれの言語で流すと、どの発信者も少なくとも自分向けの案内は理解できます。
[会社名]にお電話いただきありがとうございます。日本語のご案内は1を押してください。For English, press 2.
営業時間外メニュー
お電話ありがとうございます。[会社名]です。ただいま営業時間外です。営業時間は[営業時間]です。メッセージを残される場合は1を、緊急のシステム障害については2を押すと、当番窓口におつなぎします。その他のお問い合わせは[ウェブサイト]をご覧ください。
AI音声で録音する(約1分)
文面は仕事の半分で、残り半分が録音です。電話品質の音声といえば、かつてはスタジオとナレーターと単語単価の請求書 - しかも営業時間が変わるたびに作り直すファイルのために、でした。今はこうです。
- 電話ガイダンス生成ツールを開き、文面を貼り付けます。
- 声を選んで無料で試聴 - 決める前に2〜3種類聴き比べるのがおすすめです。
- 生成してMP3をダウンロードします。
- 電話システムに設定したら、一度自分で電話をかけて、お客様が聞くとおりの音を確認します。
支払いは生成ごと - 20秒のガイダンスなら数十円で、料金計算ツールを使えば支払う前に正確な金額がわかります。年に2回録り直すもののためにサブスクリプションは不要です。しかも音声は50以上の言語を話せるので、3か国に拠点のある会社でも、同じ声・同じトーンをすべての拠点で使えます。 ドイツ語・スペイン語・フランス語・日本語で電話をかけてくる相手には、ネイティブ話者の声もあります - ドイツ語、スペイン語、フランス語の音声ページ（英語）をご覧ください。
うちの電話システムで使える?
新しめのVoIP・クラウド型の電話システムはMP3をそのまま受け付けます。古いオンプレミスのPBXはWAVやµ-lawを要求することがありますが、無料の音声変換ツールで数秒で解決します。実践的なコツを2つ:BGMは入れないこと(電話回線の圧縮で潰れて聞き取りにくくなるうえ、楽曲の権利処理も面倒です)。そして仕上がりのファイルは、スタジオ用ヘッドホンではなく、実際に電話をかけて確認することです。
良いガイダンスを台無しにする5つの失敗
- 45秒の挨拶。 発信者が求めているのは人間か発信音であって、作文ではありません。
- 6つのメニュー項目。 3〜4つを超えると、結局みんな0を押します。
- 詰め込むための早口。 速く読むのではなく、言葉を削りましょう - 上の例文が短いのはわざとです。
- 権利関係の曖昧な音楽。 適当なプレイリストの保留音は使用料の請求につながりかねません。声だけのアナウンスのほうが安全で、聞き取りやすさでも勝ります。
- 守れない約束。 誰も実行しないなら「1時間以内に折り返します」とは言わないことです。
自分の状況に一番近い例文を選び、かっこの中を書き換えて、AI音声に読んでもらいましょう。試聴は無料で、コーヒーが冷める前にMP3が手に入ります。
