Come trascrivere una registrazione di Microsoft Teams (e dove Teams la nasconde)
La riunione è finita, qualcuno ha avviato la registrazione e adesso ti serve il testo: per il verbale, per chi non c’era o per una citazione che deve essere esatta. Teams può darti una trascrizione, ma solo se l’impostazione giusta era attiva, solo alle persone giuste e solo per un tempo limitato. Ecco dove si trova ogni cosa, e due modi per arrivare a un documento pulito.
Dove Teams salva la registrazione
È la parte che fa cercare tutti. Secondo la documentazione di Microsoft (verificata a settembre 2026):
- Riunioni pianificate e immediate: la registrazione finisce nel OneDrive dell’organizzatore, in una cartella chiamata Recordings (o con il nome tradotto, a seconda della lingua), anche se l’organizzatore non ha partecipato.
- Riunioni di canale: la registrazione finisce nel sito SharePoint del canale, in Documenti → Recordings.
- Chiamate 1:1 e di gruppo: finisce nel OneDrive di chi ha avviato la registrazione.
La via più rapida di solito è la chat della riunione. La registrazione compare lì come una scheda, e aprendola arrivi al file in OneDrive o SharePoint.
Due dettagli sorprendono molti:
- I partecipanti possono guardarla, ma di solito non scaricarla. Per impostazione predefinita solo l’organizzatore e i co-organizzatori possono modificare, condividere e scaricare la registrazione. Tutti gli altri della stessa organizzazione hanno accesso in sola lettura, e gli ospiti esterni nessun accesso finché l’organizzatore non la condivide. Se manca il pulsante di download, il motivo è questo: chiedi all’organizzatore.
- Le registrazioni scadono. Le nuove registrazioni e trascrizioni vengono eliminate dopo 120 giorni per impostazione predefinita. Un amministratore può cambiarlo, e gli account del piano per l’istruzione A1 hanno un limite di 30 giorni. Un file scaduto finisce nel cestino, dove un account aziendale o scolastico lo conserva per 93 giorni, a meno che l’amministratore non abbia cambiato anche questo. Se una riunione conta, scaricala adesso.
Per avere un’idea, Microsoft stima circa 400 MB per un’ora di registrazione.
Dove si trova la trascrizione di Teams (se c’è)
Una trascrizione esiste solo se qualcuno ha attivato la trascrizione durante la riunione. È inclusa in Teams, ma è il criterio riunioni impostato dal tuo amministratore a decidere se puoi attivarla. E se l’organizzatore ha disattivato Copilot per una riunione, anche registrazione e trascrizione sono disattivate.
Se era attiva, apri la chat della riunione, vai alla scheda di riepilogo (Recap) e scegli Trascrizione. Puoi scaricarla come .docx o .vtt, ma per impostazione predefinita possono farlo solo l’organizzatore e i co-organizzatori. Ogni riga riporta il nome di chi parla e un timestamp.
Strada 1: hai la trascrizione, rendila leggibile
Il .docx prodotto da Teams è un elenco: un nome, un timestamp e una riga breve, ripetuti qualche centinaio di volte. Il .vtt è la stessa cosa in formato sottotitoli. Le parole ci sono tutte, ma nessuno ha voglia di inoltrare né l’uno né l’altro.
Scarica il .vtt, trascinalo nel nostro convertitore di sottotitoli gratis, scegli Trascrizione e fai clic su Copia per Word. Il convertitore riprende i nomi dei relatori che Teams scrive nel file, ricuce i frammenti in paragrafi e inizia un nuovo paragrafo a ogni cambio di relatore. I nomi arrivano in grassetto, e ognuno è un campo che puoi rinominare, per esempio per sostituire il nome di un account con un nome di battesimo. Tutto avviene nel tuo browser, quindi la trascrizione non lascia il tuo computer.
Strada 2: hai solo la registrazione
La trascrizione era disattivata, non sei l’organizzatore, la riunione si è svolta in due lingue o ti serve qualcosa in più delle parole. Finché esiste l’MP4, puoi comunque ottenere il testo:
- Scarica l’MP4 da OneDrive o SharePoint, oppure chiedi all’organizzatore di mandartelo.
- Caricalo su Speecho. L’audio viene estratto nel tuo browser, quindi anche una registrazione di un’ora si carica in fretta.
- Attiva l’identificazione dei relatori, così il risultato torna come un dialogo con le etichette e non come un unico blocco di testo.
- Esporta → DOCX ti dà un documento Word con veri paragrafi. Dalla stessa trascrizione puoi anche ottenere un riassunto con le azioni da fare o una traduzione in un’altra lingua.
I relatori compaiono come Relatore 1, Relatore 2 e così via. Rinominali una volta sola e ogni riga si aggiorna. Paghi i minuti che carichi, senza abbonamento, e i primi 15 minuti sono gratis.
Quale strada scegliere?
Se Teams ha creato una trascrizione e puoi scaricare il .vtt: strada 1, gratis, due minuti. Se la trascrizione non c’è, non hai il permesso di scaricarla o vuoi anche un riassunto o una traduzione: strada 2. E se è una riunione che ti servirà ancora tra sei mesi, scarica la registrazione oggi, qualunque strada tu scelga. I 120 giorni sono iniziati quando è finita la riunione.
