Cómo transcribir una grabación de Microsoft Teams (y dónde la esconde Teams)
La reunión terminó, alguien pulsó grabar y ahora necesitas el texto: para el acta, para quienes no pudieron asistir o para una cita que tiene que ser exacta. Teams puede darte una transcripción, pero solo si el interruptor correcto estaba activado, solo a las personas correctas y solo durante un tiempo limitado. Aquí tienes dónde está cada cosa y dos formas de acabar con un documento limpio.
Dónde guarda Teams la grabación
Esta es la parte que hace buscar a todo el mundo. Según la documentación de Microsoft (consultada en septiembre de 2026):
- Reuniones programadas e improvisadas: la grabación va al OneDrive del organizador, a una carpeta llamada Recordings (o su nombre traducido, según el idioma), aunque el organizador no haya asistido.
- Reuniones de canal: la grabación va al sitio de SharePoint del canal, en Documentos → Recordings.
- Llamadas 1:1 y de grupo: va al OneDrive de quien inició la grabación.
Lo más rápido suele ser el chat de la reunión. La grabación aparece ahí como una tarjeta, y al abrirla llegas al archivo en OneDrive o SharePoint.
Dos detalles pillan a mucha gente por sorpresa:
- Los asistentes pueden verla, pero normalmente no descargarla. Por defecto, solo el organizador y los coorganizadores pueden editar, compartir y descargar la grabación. El resto de personas de la misma organización solo pueden verla, y los invitados externos no tienen acceso hasta que el organizador la comparte. Si no ves el botón de descarga, es por eso: pídesela al organizador.
- Las grabaciones caducan. Las grabaciones y transcripciones nuevas se eliminan a los 120 días por defecto. Un administrador puede cambiarlo, y las cuentas del plan educativo A1 tienen un máximo de 30 días. Un archivo caducado pasa a la papelera de reciclaje, donde una cuenta profesional o educativa lo conserva 93 días, salvo que el administrador también lo haya cambiado. Si una reunión importa, descárgala ahora.
Como referencia, Microsoft calcula unos 400 MB por cada hora de grabación.
Dónde está la transcripción de Teams (si existe)
Solo hay transcripción si alguien activó la transcripción durante la reunión. Está incluida en Teams, pero la directiva de reuniones de tu administrador decide si puedes activarla. Y si el organizador desactivó Copilot en una reunión, la grabación y la transcripción quedan desactivadas con él.
Si estaba activada, abre el chat de la reunión, ve a la pestaña de resumen (Recap) y elige Transcripción. Puedes descargarla como .docx o .vtt, pero por defecto solo el organizador y los coorganizadores pueden hacerlo. Cada línea lleva el nombre de quien habla y una marca de tiempo.
Camino 1: tienes la transcripción, hazla legible
El .docx que genera Teams es una lista: un nombre, una marca de tiempo y una frase corta, repetidos unos cuantos cientos de veces. El .vtt es lo mismo en formato de subtítulos. Todas las palabras están ahí, pero nadie quiere reenviar ninguno de los dos.
Descarga el .vtt, suéltalo en nuestro conversor de subtítulos gratis, elige Transcripción y pulsa Copiar para Word. El conversor recoge los nombres de los hablantes que Teams escribe en el archivo, vuelve a unir los fragmentos en párrafos y empieza un párrafo nuevo cada vez que cambia quien habla. Los nombres llegan en negrita, y cada uno es un campo que puedes renombrar, por ejemplo para cambiar el nombre de una cuenta por un nombre de pila. Todo funciona en tu navegador, así que la transcripción no sale de tu ordenador.
Camino 2: solo tienes la grabación
La transcripción estaba desactivada, no eres el organizador, la reunión fue en dos idiomas o necesitas algo más que las palabras. Mientras exista el MP4, puedes conseguir el texto:
- Descarga el MP4 de OneDrive o SharePoint, o pide al organizador que te lo envíe.
- Súbelo a Speecho. El audio se extrae en tu navegador, así que incluso una grabación de una hora se sube rápido.
- Activa la identificación de hablantes, para que el resultado vuelva como un diálogo con etiquetas y no como un solo bloque de texto.
- Exportar → DOCX te da un documento de Word con párrafos de verdad. Con la misma transcripción también puedes obtener un resumen con tareas o una traducción a otro idioma.
Los hablantes aparecen como Hablante 1, Hablante 2, etcétera. Renombra cada uno una vez y todas las líneas se actualizan. Pagas por los minutos que subes, sin suscripción, y los primeros 15 minutos son gratis.
¿Qué camino te conviene?
Si Teams generó una transcripción y puedes descargar el .vtt: camino 1, gratis, dos minutos. Si no hay transcripción, no tienes permiso para descargarla o quieres además un resumen o una traducción: camino 2. Y si es una reunión que vas a necesitar dentro de seis meses, descarga la grabación hoy, sea cual sea el camino. Los 120 días empezaron a contar cuando terminó la reunión.
