議事録の書き方：構成・例文・テンプレート

議事録とは、会議で何が決まり、誰がいつまでに何をするかを記録した文書です。発言を一字一句残す逐語録とも、自分用のメモとも違います。この記事では、崩れない基本の構成、コピーして使えるテンプレート、30分の定例会議を例にした例文、そして記憶ではなく録音から議事録を仕上げる手順をまとめました。

議事録とは何か、何のために書くのか

よい議事録は、会議にいなかった人の4つの疑問に答えます。何の会議だったのか、何が決まったのか、誰が何をするのか、次はいつか。それ以外は補足です。読む側は「決定事項」と「ToDo」を探しているのであって、議論の経過を読みたいわけではありません。

議事録には、もうひとつ役割があります。「言った・言わない」をなくすことです。会議の最後に決定事項を読み上げて確認し、当日中に共有すれば、その時点で記録は全員のものになります。

議事録の基本の構成（必要な項目）

• 会議名・日時・場所。 「ウェブサイト刷新 定例会議、2026年10月14日 10:00〜10:30、Google Meet」のように。
• 出席者・欠席者（敬称略）。 氏名と役割。欠席者も書きます。いなかった人が同意したことにはできないからです。
• 議題。 扱った順に番号を振ります。
• 議題ごとに、要点・決定事項・ToDo。 経緯は2〜3行、決定は1文、ToDoは担当者と期限つきで1件1行。
• 保留・持ち越し事項。 出たが決めなかったこと。誰がいつまでに持ち帰るか。
• 次回。 日時と、それまでに用意するもの。

議事録の本体は決定事項とToDoです。経緯は補足です。書く時間が10分しかないなら、決定事項とToDoだけ書いて残りは省いてください。

逐語録と議事録の違い

逐語録は発言をそのまま文字にしたもの、議事録は結果を記録したものです。両方が要るのは、取締役会、労務・懲戒に関わる面談、後で法的な争いになりうる場面など限られたケースで、その場合は逐語録を別紙として添付し、議事録自体は短く保ちます。発言をそのまま起こした「完全逐語」と、言い淀みを整えた「整文」の違いはクリーンバーベイタムと完全逐語の違いにまとめています。

それ以外の会議で議事録が長くなるのは、何が重要か決めるのを書き手が避けた印です。1時間の会議ならA4で1枚が目安です。

そのまま使える議事録テンプレート

下のブロックを文書やチームのWikiにコピーしてください。1項目1行なので、Notion、Googleドキュメント、メールのどれに貼っても崩れません。

会議名：[名称と目的]
日時：[日付、開始〜終了]
場所：[会議室、またはZoom/Teams/Meet]
出席者：[氏名（役割）、氏名（役割）]
欠席者：[氏名]
記録者：[氏名]

1. [議題]
要点：[2〜3行：何が報告・議論されたか]
決定事項：[1文。決めなかった場合は「未決、保留事項を参照」]
ToDo：[内容] - [担当者] - [期限]

2. [議題]
要点：
決定事項：
ToDo：

保留事項：[内容] - [持ち帰る人] - [期限]
次回：[日時] - [それまでに用意するもの]

見出しは毎回同じにしてください。形式が固定されると、読む側は位置で探せるようになります。

議事録の例文（30分の定例会議）

ウェブサイト刷新プロジェクトの週次定例を、当日の午後に書き起こしたものです。人名は架空、構成は実際のものです。

会議名：ウェブサイト刷新 週次定例
日時：2026年10月14日 10:00〜10:30
場所：Google Meet
出席者：田中（PM）、佐藤（デザイン）、鈴木（開発）、高橋（マーケティング）
欠席者：山本（コンテンツ）
記録者：田中

1. トップページのデザインレビュー
要点：佐藤がトップページの第2案を提示。高橋から、広告流入の着地点になるため料金ブロックをお客様の声より上に移してほしいと要望。鈴木は、先週の修正でモバイルSafariのヒーローアニメーションが動くようになったことを確認。
決定事項：料金ブロックの位置を上に移した上で第2案を承認。トップページのデザイン修正はこれで最終。
ToDo：Figmaのブロック順を更新 - 佐藤 - 10月16日

2. 公開日
要点：決済ページの開発が2日遅れ。鈴木の見立てでは、FAQの原稿が10月20日までに届けば10月24日に追いつく。山本は今週不在のため進捗が不明。
決定事項：公開日は10月31日のまま。FAQ原稿が10月20日までに届かなければ11月7日に延期。10月21日の定例で最終確認。
ToDo：FAQ原稿の納期を山本に確認 - 田中 - 10月15日；決済ページを完成させる - 鈴木 - 10月24日

3. アクセス解析
要点：高橋は公開前に新しい登録フォームのイベント計測を入れたい。鈴木は半日の作業で、公開週に対応可能と回答。
決定事項：イベント計測は公開時の対象に含める。
ToDo：計測するイベントの一覧を送る - 高橋 - 10月17日；イベントを実装 - 鈴木 - 10月28日

保留事項：旧ブログのURLを残すかリダイレクトするか - 高橋が案を持ち帰る - 10月21日
次回：2026年10月21日 10:00 - 公開日の確定、Figma更新、イベント一覧の送付

ないものに注目してください。誰の意見も引用されておらず、「〜という意見があった」で終わる文もなく、すべてのToDoに担当者と期限があります。

録音から議事録を仕上げる手順

会議に参加しながら手書きで議事録を取ると、決定事項が抜けます。確実なのは、録音して文字起こしし、そのテキストから議事録を書く方法です。1時間の会議で15分ほどかかります。

1. 会議を録音する。 Zoom、Teams、Google Meetはクラウドまたはローカルに録画できます。対面の会議なら、スマートフォンかブラウザーのボイスレコーダーを机に置けば十分です。冒頭で参加者に録音することを伝えてください。会議にボットを入れる必要はありません。ボットなしで録音する方法はこちらです。
2. 話者ラベル付きで文字起こしする。 録画をSpeechoにアップロードします。音声はブラウザー内で抽出されるので、1時間の動画でもすぐにアップロードできます。話者識別をオンにすると、タイムスタンプ付きの対話形式でテキストが返ってきます。「Speaker 1」に一度名前を付ければ、すべての行に反映されます。最初の15分は無料、その後は音声1時間あたり$0.83からの分単位の課金で、サブスクリプションは不要です。
3. AI要約を作る。 同じ文字起こしから会議の要約を生成します。主なトピックと、決定事項・次のステップ（口に出された担当者と期限つき）が出てきます。これが議題1〜3の下書きになります。
4. テンプレートに流し込む。 決定事項とToDoを該当する議題の下に貼り、要点を2〜3行に削り、人名・数字・日付をすべて文字起こしで確認します。タイムスタンプでその瞬間に飛べるので、あやしいToDoの確認は全員への問い合わせではなく10秒の作業です。
5. 当日中に共有する。 議事録を修正できるのは会議後1日ほどです。それを過ぎると、それが記録になります。

文字起こしからChatGPTやClaudeで議事録にする（プロンプト例）

文字起こしが手元にあるなら、AIアシスタントに下書きを任せられます。次のようなプロンプトの後に文字起こしを貼り付けてください。

以下は会議の文字起こしです。次の形式で議事録を書いてください：会議名と日時、出席者、そして議題ごとに2〜3行の要点、1文の決定事項、「内容 - 担当者 - 期限」の形式のToDo。明示的に発言された決定事項とToDoだけを含めてください。担当者や期限が発言されていない場合は、推測せずに「担当者未定」「期限なし」と書いてください。最後に保留事項の一覧を付けてください。全体をA4で1枚以内に収めてください。

注意点が2つあります。1つ目、AIは空白を埋めたがります。上の指示がないと、担当者のいないタスクに誰かの名前が静かに付きます。文字起こしを開いたまま確認してください。2つ目、機密性の高い会議の文字起こしは、会社がその用途で承認したツールにだけ貼り付けてください。

要約のコツ

• 発言順ではなく議題順に。 会議では話が行き来します。議事録では議題ごとにまとめ直します。
• 「〜について議論した」で終わらせない。 結論、または「未決」と次に誰が動くかを書きます。
• 数字・日付・固有名詞はそのまま。 「来週あたり」ではなく「10月21日」。「大幅に」ではなく「2日」。
• 反対意見は「誰が・なぜ」を残す。 「佐藤がXを提案。高橋はYを理由に反対。10月21日に持ち越し」。誰も悪者にならず、話が戻ってきたときに理由が残っています。

書記（議事録担当）のコツ

• 会議中に書くのは決定事項とToDoだけ。 残りは録音に任せます。
• 主語は人名、期限は日付。 「マーケで検討する」はToDoではありません。「高橋が10月17日までにイベント一覧を送る」がToDoです。
• 会議の最後に決定事項を読み上げる。 30秒で済み、書く前に議事録が合意済みになります。
• 定例会議は1つの文書に積み上げる。 新しい回を上に。保留事項は閉じるまで持ち越します。

アジェンダの書き方と会議の進め方

議事録が書きやすい会議は、アジェンダの段階で決まります。アジェンダは4行で足ります。

目的：[この会議で決めたいこと、1文]
議題：[項目と時間配分、例「1. デザインレビュー（10分）」]
事前資料：[リンク]
決めること：[会議の終わりに決まっていてほしいこと]

進め方は3つだけです。冒頭で目的と終了時刻を言う。議題ごとに「ここで決めたいのは何か」を先に言う。最後に決定事項とToDoを読み上げる。この3つを守れば、議事録はアジェンダに答えを書き込むだけになります。

よくある質問

議事録はいつまでに共有すべきですか

当日中、遅くとも翌営業日の午前中です。会議の記憶は数時間で薄れ、修正は当日なら簡単で、1週間後では気まずくなります。

議事録はどのくらい詳しく書くべきですか

欠席した人が「何が決まり、自分は何をするのか」を2分で読み取れる程度です。1時間の会議でA4で1枚が目安。一字一句の記録が必要な場面では、逐語録を別紙として添付します。

自分も発言する会議で議事録を取るには

会議を録音し、後で文字起こしから書きます。会議中は決定事項とToDoが合意された瞬間だけメモし、最後に読み上げて確認します。

会議の録音に許可は必要ですか

冒頭で「議事録のために録音します」と一言伝えてください。社内会議ならそれで十分な場合がほとんどですが、社外の相手や個人情報を扱う会議では、会社のルールと相手の了承を確認してください。

AIで議事録は作れますか

文字起こしがあれば作れます。要約でトピック・決定事項・次のステップが出てきて、アシスタントが形式を整えます。ただし、送る前に人名・日付・約束に読める箇所を必ず確認してください。人が読まずに送るAI議事録は、合意していないタスクを誰かに割り当てる最短の方法です。