Como transcrever uma gravação do Microsoft Teams (e onde o Teams a esconde)

A reunião acabou, alguém iniciou a gravação e agora você precisa do texto: para a ata, para quem não pôde participar ou para uma citação que precisa ser exata. O Teams pode entregar uma transcrição, mas só se a opção certa estava ligada, só para as pessoas certas e só por um tempo limitado. Veja onde fica cada coisa e dois caminhos para chegar a um documento limpo.

Onde o Teams guarda a gravação

É essa a parte que faz todo mundo sair procurando. Segundo a documentação da Microsoft (consultada em setembro de 2026):

• Reuniões agendadas e instantâneas: a gravação vai para o OneDrive do organizador, numa pasta chamada Recordings (ou com o nome traduzido, dependendo do idioma), mesmo que o organizador não tenha participado.
• Reuniões de canal: a gravação vai para o site do SharePoint do canal, em Documentos → Recordings.
• Chamadas 1:1 e em grupo: vai para o OneDrive de quem iniciou a gravação.

O caminho mais rápido costuma ser o chat da reunião. A gravação aparece ali como um cartão, e ao abri-lo você chega ao arquivo no OneDrive ou no SharePoint.

Dois detalhes pegam muita gente de surpresa:

• Os participantes podem assistir, mas em geral não podem baixar. Por padrão, só o organizador e os coorganizadores podem editar, compartilhar e baixar a gravação. As outras pessoas da mesma organização têm acesso apenas de leitura, e convidados externos não têm acesso até o organizador compartilhar com eles. Se o botão de download não aparece, o motivo é esse: peça ao organizador.
• As gravações expiram. Gravações e transcrições novas são excluídas após 120 dias por padrão. Um administrador pode mudar isso, e contas do plano educacional A1 têm limite de 30 dias. Um arquivo expirado vai para a lixeira, onde uma conta corporativa ou de estudante o mantém por 93 dias, a menos que o administrador também tenha mudado isso. Se a reunião é importante, baixe agora.

Para ter uma referência, a Microsoft calcula cerca de 400 MB por hora de gravação.

Onde fica a transcrição do Teams (se existir)

Só existe transcrição se alguém ligou a transcrição durante a reunião. Ela está incluída no Teams, mas é a política de reuniões definida pelo seu administrador que decide se você pode ligá-la. E se o organizador desativou o Copilot numa reunião, a gravação e a transcrição também ficam desativadas.

Se estava ligada, abra o chat da reunião, vá até a guia de resumo (Recap) e escolha Transcrição. Você pode baixá-la como .docx ou .vtt, mas por padrão só o organizador e os coorganizadores podem fazer isso. Cada linha traz o nome de quem falou e uma marca de tempo.

Caminho 1: você tem a transcrição, deixe-a legível

O .docx que o Teams gera é uma lista: um nome, uma marca de tempo e uma frase curta, repetidos algumas centenas de vezes. O .vtt é a mesma coisa em formato de legenda. Todas as palavras estão lá, mas ninguém quer encaminhar nenhum dos dois.

Baixe o .vtt, solte-o no nosso conversor de legendas grátis, escolha Transcrição e clique em Copiar para Word. O conversor aproveita os nomes dos participantes que o Teams escreve no arquivo, junta os fragmentos de novo em parágrafos e começa um parágrafo novo sempre que muda quem está falando. Os nomes chegam em negrito, e cada um é um campo que você pode renomear, por exemplo para trocar o nome de uma conta por um primeiro nome. Tudo roda no seu navegador, então a transcrição não sai do seu computador.

Caminho 2: você só tem a gravação

A transcrição estava desligada, você não é o organizador, a reunião foi em dois idiomas ou você precisa de mais do que as palavras. Enquanto o MP4 existir, dá para conseguir o texto:

1. Baixe o MP4 do OneDrive ou do SharePoint, ou peça ao organizador que envie.
2. Envie-o para o Speecho. O áudio é extraído no seu navegador, então até uma gravação de uma hora sobe rápido.
3. Ative a identificação de oradores, para o resultado voltar como um diálogo com etiquetas e não como um bloco único de texto.
4. Exportar → DOCX gera um documento do Word com parágrafos de verdade. Da mesma transcrição você também tira um resumo com tarefas ou uma tradução para outro idioma.

Os oradores aparecem como Orador 1, Orador 2 e assim por diante. Renomeie cada um uma vez e todas as linhas se atualizam. Você paga pelos minutos enviados, sem assinatura, e os primeiros 15 minutos são grátis.

Qual caminho escolher?

Se o Teams gerou uma transcrição e você pode baixar o .vtt: caminho 1, grátis, dois minutos. Se não há transcrição, você não tem permissão para baixá-la ou quer também um resumo ou uma tradução: caminho 2. E se é uma reunião de que você vai precisar daqui a seis meses, baixe a gravação hoje, seja qual for o caminho. Os 120 dias começaram a contar quando a reunião terminou.